¿Qué porcentaje de las reuniones a las que asistes son una pérdida de tiempo? Seguramente piensas que muchas. Es por ello que debemos seguir una serie de claves que harán que esto no suceda y que las reuniones que llevemos a cabo sean todo un éxito.
1. Definir objetivos
Los objetivos de la reunión, así como los asuntos que se tratarán en ella, han de estar bien definidos, asegurándote de que los asistentes a la misma los tengan claros antes de la realización de la misma.
2. Enviar un pequeño dossier con la información necesaria
Si esta información es breve y concisa nos aseguraremos de que los participantes la lean antes de llevar a cabo la reunión. Es imprescindible para el éxito de la reunión que cada participante haga sus “deberes”.
3. Reuniones breves
La duración de la reunión dependerá del objetivo de la misma, pero lo ideal es que sea lo más reducida posible. No es útil alargar las reuniones llenando el tiempo con información innecesaria, es por ello que los objetivos deben ser concisos y la reunión debe estar bien preparada tanto por el que la convoca como por los asistentes. Es imprescindible, por todo esto, fijar la hora de inicio y de término, y respetarlas.
4. Conclusión y plan de acción
Al finalizar la reunión cada asistente ha de saber qué ha de hacer y cuándo. Si conseguimos esto la reunión habrá sido todo un éxito.
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